日割り給与計算の方法｜手当・欠勤・端数処理の注意点を解説

給与の日割り計算は、中途入社や退職、休職といった場面で必要となる重要な業務です。
しかし、その計算方法には法的な定めがなく、企業ごとにルールを設定する必要があります。

本記事では、日割り計算の具体的な方法や、欠勤控除との違い、手当の扱い、計算時の注意点について詳しく解説します。
適切な給与計算を行うための実務的な知識を身につけ、労使間のトラブルを未然に防ぎましょう。

給与の日割り計算に法的な決まりはない

給与の日割り計算に関して、労働基準法などで具体的な計算方法を定めた法律はありません。
労働基準法第24条には「賃金全額払いの原則」がありますが、これは支払うべき賃金を全額支払うことを定めたもので、計算方法までを規定するものではないのです。

労働の対価として賃金を支払う「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づき、従業員が働いていない期間の給与を支払う義務はありません。そのため、月の途中で入退社した従業員に対しては、日割りで給与を支払うのが一般的です。

どの計算方法を用いるかは各企業の裁量に委ねられていますが、後のトラブルを避けるため、就業規則や給与規程に計算ルールを明記しておくことが極めて重要となります。

給与の日割り計算が必要になる主なケース

給与の日割り計算は、月給制で働く従業員の給与が1ヶ月分満額とならない場合に必要となります。

具体的なケースとしては、月の途中で従業員が入社する中途入社や、自己都合または定年などで退職する際が挙げられます。

また、従業員が産前産後休業（産休）や育児休業、介護休業などを取得、あるいはそれらの休業から復職する場合も、月の途中から勤務形態が変わるため日割り計算の対象です。

これらのケースでは、従業員が実際に労働を提供した日数や在籍した日数に応じて、公平に給与を算出するために日割り計算が行われます。

【3パターン】給与の日割り計算の具体的な方法

給与の日割り計算には法律上の定めがないため、企業は自社の就業規則に基づいて計算方法を定める必要があります。
どの方法を採用するかによって支給額が変動するため、従業員の公平性を保ち、納得感を得られるルール作りが重要です。
一般的に用いられる計算方法は主に3パターンあり、それぞれにメリットとデメリットが存在します。
ここでは、それぞれの具体的な計算方法と特徴について解説しますので、自社に適した方法を選択する際の参考にしてください。

その月の暦日数をもとに計算する方法

この方法は、月給をその月の暦日数で割り、1日あたりの給与額を算出して在籍日数（または出勤日数）を乗じて給与を計算します。
計算式は「月給÷その月の暦日数×在籍日数」となります。

例えば、月給31万円の従業員が31日まである月に10日間在籍した場合、31万円÷31日×10日＝10万円が支給額です。
この計算方法は非常にシンプルで分かりやすい点がメリットですが、分母となる暦日数が月によって28日～31日と変動するため、同じ日数働いても月によって支給額が変わる可能性があります。

この変動が、従業員間の不公平感につながる場合がある点には留意が必要です。

該当月の所定労働日数をもとに計算する方法

この計算方法は、月給をその月の所定労働日数で割り、実際に出勤した日数を乗じて支給額を算出するものです。
計算式は「月給÷該当月の所定労働日数×実労働日数」で表されます。

例えば、月給30万円、その月の所定労働日数が20日の従業員が10日間勤務した場合、30万円÷20日×10日＝15万円となります。

この方法は、実際に働いた日数に基づいて給与が計算されるため、従業員にとって公平で納得感を得やすいという大きなメリットがあります。
一方で、月ごとに所定労働日数が変動するため、給与計算が煩雑になる可能性がある点はデメリットと言えるでしょう。

年間平均の月所定労働日数をもとに計算する方法

この方法では、まず年間の総所定労働日数を12ヶ月で割り、1ヶ月あたりの平均所定労働日数を算出します。
その数値を分母として日割り給与を計算する方法で、計算式は「月給÷年間平均の月所定労働日数×実労働日数」です。
年間平均の月所定労働日数は「（365日−年間休日数）÷12ヶ月」で求められます。

この方法のメリットは、分母となる日数が毎月固定されるため、月ごとの支給額のばらつきが抑えられ、計算が比較的容易になる点です。
ただし、祝日の多い月など、実際の所定労働日数と平均値が大きく乖離する場合があり、従業員が不公平感を抱く可能性がある点に注意しなくてはなりません。

通勤手当や役職手当の日割り計算はどうする？

給与の日割り計算を行う際は、基本給だけでなく各種手当の扱いについても明確なルールが必要です。

手当には、その性質によって日割り計算に適したものと、全額を支給することが望ましいものがあります。

通勤手当や役職手当、住宅手当など、企業によって支給される手当はさまざまですが、これらの扱いを就業規則に明記しておかなければ、従業員との間で認識の齟齬が生じ、トラブルの原因となりかねません。

ここでは、手当の種類に応じた日割り計算の考え方について解説します。

日割り計算の対象となる手当

日割り計算の対象となるのは、一般的に出勤や業務内容に直接関連する手当です。
例えば、役職手当や資格手当、特殊勤務手当などが該当します。

これらの手当は、その役職や資格、特殊な業務についていることに対して支払われるため、在籍日数に応じて日割り計算を行うのが合理的とされています。

また、通勤手当も日割り計算の対象となる場合があります。
特に、出勤日数に応じて実費を支給している場合は、実労働日数に基づいて計算します。

ただし、定期券代として1ヶ月分や数ヶ月分をまとめて支給している場合は、別途精算ルールを定めておく必要があります。

全額支給が望ましい手当

一方で、日割り計算になじまず、全額支給することが望ましいとされる手当も存在します。
代表的なものとして、住宅手当や家族手当（扶養手当）が挙げられます。

これらの手当は、従業員の生活保障といった福利厚生的な側面が強いものです。
月の途中で入退社したからといって、家賃や家族の生活費が日割りになるわけではないため、日割りで減額することは従業員の不利益につながりやすいと考えられています。

もちろん、これも法律で定められているわけではないため、企業の方針として日割り計算を行うこと自体は可能ですが、その場合は必ず就業規則にその旨を明記し、従業員への十分な説明が不可欠です。

給与の日割り計算を行う際の4つの注意点

給与の日割り計算には法的なルールがないため、企業ごとの裁量に委ねられる部分が大きいですが、それゆえにいくつかの注意点が存在します。

ルールが曖昧であったり、運用方法が不適切であったりすると、従業員の不満や労使トラブルに発展する可能性があります。

公平性と透明性を確保し、適切な給与計算業務を遂行するためには、これから解説する4つのポイントを確実に押さえておくことが重要です。

これらの注意点を踏まえ、自社の給与計算ルールを見直してみましょう。

就業規則に日割り計算のルールを明記する

最も重要な注意点は、日割り計算のルールを就業規則や給与規程に明確に記載しておくことです。
どのようなケースで日割り計算を行うのか、計算対象となる給与項目（基本給や各手当）、そして具体的な計算方法（暦日数基準、所定労働日数基準など）を具体的に定めます。
これにより、従業員は自身の給与がどのような根拠で計算されているのかを理解でき、透明性が確保されます。

また、担当者によって計算方法が異なるといった事態を防ぎ、一貫性のある対応が可能になります。
法的な定めがないからこそ、就業規則を明確な根拠として整備しておくことが、無用なトラブルを回避する上で不可欠なのです。

従業員の不利益にならない計算方法を選ぶ

計算方法の選択は企業の裁量に委ねられていますが、従業員にとって著しく不利益になるような方法を選択するのは避けるべきです。
例えば、中途入社時の日割り計算と、欠勤した場合の控除計算で、常に会社側に有利な計算方法を使い分けるといった運用は、従業員の不信感を招き、トラブルの原因となります。
どの計算方法を採用するにしても、その選択には合理的な理由が必要です。
一般的には、実際に労働した日数に基づいて計算する「所定労働日数をもとに計算する方法」が、従業員の納得感を得やすいとされています。
企業の事情に合わせて計算方法を選択しつつも、常に公平性の観点を持つことが求められます。

日割り後の給与が最低賃金を下回らないようにする

日割り計算を行った結果、時間給に換算した金額が、定められた最低賃金を下回らないように注意が必要です。

月給制の場合、通常は最低賃金をクリアしていますが、月の途中の入退社により労働日数が少ない場合、給与総額もそれに伴い減少します。この日割り後の給与額を実労働時間で割った際に、最低賃金額を下回ってしまうケースがあり得ます。

特に、休日が多い月や月の後半に入社した場合などは注意しなくてはなりません。

計算後は必ず「日割り後給与額÷該当月の実労働時間」を算出し、都道府県ごとに定められた地域別最低賃金、または特定の産業に適用される特定最低賃金を上回っているかを確認する作業を怠らないようにしましょう。

計算時に発生する端数の処理方法を定めておく

日割り給与を計算する過程では、割り算によって1円未満の端数が発生することがよくあります。この端数処理についても、どのように扱うかをあらかじめ就業規則で定めておくことが重要です。

労働基準法では、賃金の支払において会社側が一方的に労働者の不利益となる切り捨てを行うことを原則として認めていません。そのため、一般的な端数処理の方法としては、50銭未満を切り捨て、50銭以上を1円に切り上げる「四捨五入」や、常に労働者に有利となる「円未満切り上げ」が用いられます。

ルールを明確化しておくことで、計算の都度判断に迷うことがなくなり、給与計算の正確性と効率性を担保できます。

まとめ

給与の日割り計算とは、月給制で働く従業員が月の途中で入社または退職した場合などに、勤務実績に応じて給与を按分して支払うための計算です。

この日割り計算には法律上の明確な規定がなく、企業が就業規則などで独自にルールを定める必要があります。

主な計算方法には「暦日数」「月の所定労働日数」「年間平均の月所定労働日数」を基準とする3つのパターンがあり、それぞれに特徴があります。

また、手当の扱いや計算時に生じる端数処理、最低賃金を下回らないかといった注意点も考慮しなくてはなりません。

自社の状況に適した公平性の高いルールを構築し、適切に運用することが労使間の信頼関係を築く上で求められます。